Den indeksering automatisk udtræk af data fra et sæt af et bestemt dokument eller tekst ekstern tjener til at give alle oplysninger om det samme. Disse data kan være fra tekst, endda billede og lyd. Denne proces udføres gennem et computerprogram, der vælger elementerne efter en række tidligere etablerede parametre. Denne proces er intet andet end en klassifikation med nøgleord eller nøgleelementer, der letter din søgning blandt en stor gruppe af lignende.
Automatisk indeksering er almindeligt blandt organisationer, der arbejder mellem menneskelige ressourcer og administrative. Store mængder information skal klassificeres og klassificeres i ordnede serier, så dens placering er nøjagtig for både den, der har brug for det, og den, der vedligeholder systemet.
Den datalagring er afgørende for enhver organisation, ikke blot at opretholde et historisk, men at have en udvidet støtte af sikkerhed for at sikre, at indholdet af dokumenterne er sandt, og at i tilfælde af tab der er en backup til at kontrollere det.
Indeksatorer konverterer kontrolleret sprog (deskriptorer og emneoverskrifter) efter at have søgt og fundet deres ækvivalenter på indekseringssprogene (tesaurus, emneoverskriftslister eller alfabetisk deskriptorliste). På denne måde bruges disse deskriptorer eller emneoverskrifter til at gemme disse dokumenter i databaser eller kataloger og også til at hente dem til senere hentning. Derfor er det generelle formål med indeksering lagring og hentning af information.
