Løbende udgifter er udgifterne til forbrugte varer og tjenester i indeværende år, som skal være tilbagevendende for at opretholde produktionen af uddannelsestjenester. Mindre omkostninger på udstyr, under en bestemt omkostningsgrænse, rapporteres også som løbende udgifter.
Løbende udgifter inkluderer endelige forbrugsudgifter, betalte ejendomsindkomster, tilskud og andre løbende overførsler (f.eks. Social sikring, social bistand, pensioner og andre sociale ydelser).
Aktuelle udgifter er også midler, som en virksomhed bruger til at erhverve eller forbedre fysiske aktiver såsom ejendom, industribygninger eller udstyr. Det bruges ofte til at foretage nye projekter eller investeringer fra virksomheden. Denne form for udbetaling foretages også af virksomheder for at opretholde eller øge omfanget af deres aktiviteter. Disse udgifter kan omfatte alt fra reparation af tag til konstruktion, køb af udstyr eller opførelse af en ny fabrik.
Regnskabsmæssigt betragtes en udgift som en kapitalomkostning, når aktivet er et nyerhvervet anlægsaktiv eller en investering, der forbedrer en eksisterende anlægs aktiveres brugstid. Hvis en udgift er en kapitaludgift, skal den aktiveres. Dette kræver, at virksomheden fordeler omkostningerne ved udgiften (de faste omkostninger) over aktivets brugstid. Hvis udgiften imidlertid er en, der opretholder aktivet i sin nuværende tilstand, fratrækkes omkostningen fuldt ud i regningsåret.
Mængden af kapitaludgifter, som en virksomhed sandsynligvis vil have, afhænger af den branche, den besætter. Nogle af de mest kapitalintensive industrier har de højeste niveauer af kapitaludgifter, herunder olieudforskning og -produktion, telekommunikation, fremstilling og forsyningsselskaber.
Kapitalforbrug bør ikke forveksles med driftsindtægter eller udgifter (OPEX). Indtægtsomkostninger er kortsigtede omkostninger, der kræves for at dække driftsomkostningerne ved at drive en virksomhed, og er derfor stort set identiske med driftsomkostningerne. I modsætning til kapitaludgifter kan indtægtsudgifter være fradragsberettigede i samme år som udgifterne opstår.
