Etymologien for ordet Archive stammer fra det latinske "Archivum", hvilket betyder "dommernes opholdssted". I dag er ordfilen udpeget til at henvise til det sted eller destination, hvor dokumenter, der kan oprettes af mennesker eller institutioner, gemmes og bevares, og af denne grund kan filerne være private eller offentlige.
Det grundlæggende formål med ethvert arkiv er at kunne have dokumenter gemt, bestilt og klassificeret, så når de skal søges, kan de findes effektivt og hurtigt.
I computerverdenen bruges udtrykket fil (eller fil fra det engelske sprog) almindeligvis til at henvise til et sæt data eller digital information baseret på "bits eller binær information", der kan gemmes til senere at blive brugt ved hjælp af eksisterende applikationer på computeren eller andre teknologiske enheder. En computerfil er gemt på computerens harddisk, og den består af et navn og udvidelsen af den mappe, der indeholder den (eksempel: filnavn.ext).
Husk, at filer ikke alle er gemt på samme måde på computere, en tekstfil gemmes forskelligt end et billede, en video eller en musikfil; Den plads, de optager på harddisken, er heller ikke den samme, da deres indhold er forskelligt. Fordelene ved digitale filer er, at de kan flyttes, kopieres, slettes, ændre deres placering osv. Fra vores computere kan de for eksempel også deles af sociale netværk og sendes via e-mails.
Det skal dog tages i betragtning, at arkiverne har været en del af menneskehedens historie, siden den begyndte at registrere sit liv, da de vigtigste data eller dokumenter altid har været gemt i fysiske arkiver, da der ikke var nogen den teknologi, du har i dag. Disse dokumenter blev opbevaret i store lagre, kasser eller hylder. Selvom en af dens største ulemper er, at forringelsen af papiret over tid er uundgåelig, og de mister alt deres indhold. Alligevel kan vi ikke glemme, at der er mange bøger og fysiske dokumenter, der har en symbolsk historisk værdi, og af denne grund vil vi altid forsøge at holde dem i den bedst mulige stand.
