Udtrykket Memorandum er af latinsk oprindelse, og når det oversættes til spansk betyder det "noget, der skal huskes". Af denne grund accepterer brugen af konceptet flere anvendelser. Derfor kan det siges, at et memorandum er i dets grundlæggende accept, en slags rapport, der er rettet til en person eller en gruppe af dem, hvor noget, der skal tages i betragtning for en given sag, udtrykkes. På den anden side kan det også defineres som en notesbog eller notesblok, hvor de ting, som en person skal huske i fremtiden, er nedskrevet. I et memorandum er det muligt at udpege forskellige typer information, såsom at meddele nogle sidste øjebliksoplysninger, nogle specielle anmodninger osv.
I den diplomatiske verden henviser et memorandum til en kommunikation, der er mindre betonet end hukommelsen og noten, hvor en række begivenheder og grunde, der skal tages i betragtning i forhold af større betydning, opsummeres. Diplomatiske notater er generelt ikke underskrevet af redaktøren. Det skal bemærkes, at RAE også gør det klart, at et memorandum kan henvise til en note, der sendes i hånden til en person inden for samme virksomhed eller organisation. På trods af at det korrekte ord er memorandum, erstatter folk i dag ofte memorandum, en afledning af flertallet af det oprindelige ord.
Et memorandum består af en række faste elementer, hvor der skal placeres meget relevante data, og at det takket være dem er muligt at skelne dem fra andre informative og kommunikative tekster. Blandt disse elementer kan de vigtigste nævnes, såsom: websted, dato, til hvem den er adresseret, emne, tekstens brødtekst, farvel, underskrift, kopi til afsender og sidefod, hvis det er nødvendigt.
Det er vigtigt at bemærke, at notaterne ikke har et afsluttende afsnit, da informationen blot overføres og sluttes med en underskrift og stempel., Men det sprog, der bruges til at skrive et notat skal være formel, at den sender respekt og fremkalder betydningen af sagen skal kommunikeres og sendes.
