Det er simpelthen et udkast til faktura, der sendes til en køber med de specifikke detaljer, som senere vil blive inkluderet i den oprindelige faktura for at informere detaljerne og afvente deres godkendelse. Proformafakturaen er ikke et almindeligt dokument, men en erklæring om sælgers forpligtelse til at promovere bestemte varer eller tjenester over for køberen.
I modsætning til det bedst kendte er disse fakturaer ikke registreret som modtagerkonti hos sælgeren, og de er heller ikke registreret som gældskonti, dvs. de er ikke en del af regnskabet for en virksomhed som sådan. Dybest set spiller det rollen som et kommercielt tilbud eller, hvis relevant, et udkast til faktura, idet det er en køber-sælgeraftale, der er etableret som en forpligtelse mellem begge inden den endelige aftale indgås.
En anden brug, der gives til denne faktura på det kommercielle niveau, er som et kupon, der specificerer en handling, der endnu ikke er afsluttet, da kunden ikke har modtaget varen eller betalt for den. For at specificere forskellen fra en almindelig faktura gør proforma klart, hvad det er i det samme dokument ud over at have en anden numerisk serie, eller den er simpelthen ikke nummereret og kan ikke erstattes af en almindelig. Inden for lovområdet anvendes denne faktura som en sidste sætning for at muliggøre udvikling af en juridisk proces. I den internationale handel skal denne faktura leveres til tolden, når den reelle ikke er tilgængelig på afsendelsestidspunktet.
Der er to etablerede grupper inden for sprogvidenskab, som er:
- Pronominal proforma: det er det mest kendte, det tjener til at levere en navneordssætning eller en afgørende, hvis relevant.
- Ikke-pronominal proforma: et sådant koncept findes ikke på vores sprog, men det bruges på italiensk, fransk eller catalansk. Funktionen ved dette er at erstatte en præpositionel sætning, afhængigt af sprog, kan den have forskelle og særlige forhold.
De data, der skal sendes på fakturaen, er følgende:
- Dato.
- Navne.
- Sælger-køber forretningsårsager.
- Præcis betegnelse og mængde af varer.
- Enhed pris og mængden af merchandise.
- Betalingsform og betalingsbetingelser.
- Emballagetype.
- Vilkår for levering af merchandise.
- Der kræves ingen autoriseret underskrift.
- Disse data kan sendes på den kommercielle faktura, når ordren er bekræftet af køberen.
