Kaptajnens udtryk bruges i vid udstrækning i forskellige hverdagsfelter, og at henvise til ethvert emne, der guider eller leder en gruppe, er at være ansvarlig for organisationen og ledelsen af den samme. I de sammenhænge, hvor det er meget almindeligt at møde kaptajnens figur, er det inden for sport, nautisk, militær og politi.
I flådesammenhæng er en kaptajn en, der befaler et skib; han har ansvaret for at tage alle vigtige beslutninger, mens skibet sejler. Derfor er kaptajn på et skib den, der opretholder kontrollen med det, og i tilfælde af nyheder vil alt ansvar falde på ham. På nuværende tidspunkt og med fremskridtene inden for telekommunikation har skibsføreren hjælp (hvis det er nødvendigt) af en stab etableret i land til dette formål.
Mens der i sport er kaptajnen den, der står i spidsen for et hold, det vil sige han er den person, der er delegeret som talsmand for det samme, og som vil have myndighed til at tale til dommere og dommere. Kaptajnen på et sportshold bærer altid noget i sin garderobe, der identificerer ham som sådan. Generelt, når en af spillerne vælges som holdkaptajn, gøres det under hensyntagen til spillerens fremragende arbejde såvel som hans karriere.
I militær sammenhæng er kaptajn en af de højeste rækker, så meget, at han har tropper under hans ansvar. Den rang af kaptajn er et mellemprodukt kvalitet mellem større og løjtnant.
