Ifølge dets etymologi kommer dette udtryk fra flertalsvis participium af det latinske verbum "Agere" (at gøre) og henviser til "Handlinger" . Det kaldes Acta ethvert dokument, der er lavet under et møde eller forsamling, og som er skrevet af en person, der var til stede på dette møde, og hvor alle konventioner og traktater under de samme konklusioner afspejles.
Udarbejdelse af protokoller gør det muligt at holde mødet gyldigt, og hvis sagen opstår, kan den tjene som bevis, hvis der er noget problem.
En optegnelse kan beskrive alt, hvad der er sagt på et møde, resultaterne af konkurrencer, valg osv. Samt studiekarakterer, lotterieresultater, en bryllupsfest, blandt andre. En post skal normalt altid være forsynet med dato, sted og klokkeslæt, da den blev lavet, ud over en kort introduktion af årsagen til færdiggørelsen. Generelt opbevares eller registreres disse i en minutbog, hvori alle referater er lavet i en bestemt periode og kronologisk under hensyntagen til, at alle dens sider skal nummereres for at holde en ordre.
Når mødet er slut og protokollen er afsluttet, giver alle deltagerne klarhed over alt indeholdt i referatet og fortsætter med at underskrive det, hver af deltagerne skal underskrive og efterlader en certificering af deres indblanding og accept af alt skrevet på det.
